表明保証書（実質的支配者申告の付随書類）

誰が・どんなときに必要？

対象は、公証人の定款認証を受ける株式会社・一般社団法人・一般財団法人です。合名会社・合資会社・合同会社は定款認証が不要なので対象外です。使う場合は、申告書と同じく定款認証の嘱託までに提出します。

手続きの流れ

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   使う方法を選ぶ

   定款認証では、実質的支配者となるべき者が暴力団員等に該当するか否かの申告が求められます。通常は申告書の欄で「該当」「非該当」を○で囲みます。これに代えて、本人作成の表明保証書を添付できます。

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   支配者を特定する

   実質的支配者の定義は、犯罪による収益の移転防止に関する法律施行規則11条2項にあります。株式会社は、議決権50%超の個人、25%超の個人、支配的な影響力を持つ個人、代表取締役の順で判定します。一般社団・一般財団法人は、支配的な影響力を持つ個人、代表理事の順です。事業経営を実質的に支配する意思または能力がないことが明らかな場合は例外です。

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   記載例を使う

   日本公証人連合会のサイトに、実質的支配者となるべき者の表明保証書の例が掲載されています。日付、公証人あての宛名、本人の住所・氏名、設立する会社・法人名を書きます。作成者は嘱託人や定款作成代理人ではなく本人です。

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   本人が署名する

   日本公証人連合会は、表明保証書は性質上、実質的支配者本人が作成するため署名をお願いし、押印は不要と案内しています。記載例には「記名押印でも可」との注記もあります。実印や印鑑登録証明書までは求められていません。取扱いは、公証役場ごとに異なることがあります。

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   申告書に添付する

   表明保証書は申告書に添付して提出します。表明保証書だけでは申告書の提出に代わりません。申告は定款認証の嘱託までに行い、日本公証人連合会は定款案の点検を依頼する際に併せて提出するよう案内しています。申告書の提出方法として、メール・ファックス・郵送・持参などが案内されています。

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   該当時は説明する

   実質的支配者となるべき者が暴力団員等に該当し、または該当するおそれがあると公証人が認めるときは、嘱託人または本人が公証人に必要な説明をします。日本公証人連合会のQ&Aは、説明があっても設立行為に違法性があると認められる場合は認証できないと説明しています。

主な必要書類

• 実質的支配者となるべき者の申告書（株式会社用と一般社団・一般財団用で様式が分かれます。）
• 実質的支配者となるべき者の本人特定事項が分かる資料（自然人は運転免許証・旅券・マイナンバーカード等の写しです。）
• 実質的支配者該当性の根拠資料（定款以外の資料で該当性を判断した場合に添付します。）
• 認証を受ける定款（案）（定款案の点検時に、申告書と併せて出す書面です。）

※ 機関設計や事案により必要書類は増減します。

つまずきやすいポイント

• 表明保証書は法令上の名称でも法定様式でもありません。法令が求める申告方法のひとつとして、日本公証人連合会が記載例を示しています。
• 作成者は実質的支配者となるべき者本人です。申告書は嘱託人や定款作成代理人が提出しますが、表明保証書は本人作成の書面です。
• 表明保証書を出しても、申告書そのものは必要です。代えられるのは「暴力団員等該当性」欄の記入だけです。
• 古い記載例には、改正前の条番号（13条の4）のままの資料が残っています。現在の記載例は、公証人法施行規則を引用する内容です。
• 合名会社・合資会社・合同会社は定款認証が不要です。株式会社・一般社団法人・一般財団法人の設立と区別します。

よくある質問