役員の変更等届出書＋新任役員書類（様式第3号/4号系列）

誰が・どんなときに必要？

対象はNPO法人です。新任、再任、任期満了、死亡、辞任、解任、住所変更、改姓改名で届出します。提出先は所轄庁で、期限は日数ではなく「遅滞なく」です（特定非営利活動促進法第23条第1項）。

手続きの流れ

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   変更を決める

   新任、再任、解任は、総会の議決など定款で定めた手続で決めます。死亡、辞任、氏名や住所の変更は、事実の発生が変更に当たり、総会決議は不要です。

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   役員名簿を作る

   変更後の役員名簿を作ります。変更のあった役員だけでなく、全役員を記載します。氏名、住所又は居所、各役員の報酬の有無を書きます。

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   新任書類をそろえる

   役員が新たに就任した場合は、就任承諾及び誓約書の謄本と住所又は居所を証する書面を添付します。任期満了と同時の再任は、この添付の対象外です。

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   届出書を作る

   所轄庁所定の様式で役員の変更等届出書を作ります。様式番号は所轄庁ごとに異なり、最新の様式は提出先の所轄庁のウェブサイトで公開されています。変更事項には、新任、再任、任期満了、死亡、辞任、解任、住所変更などを書きます。

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   所轄庁へ出す

   届出書に変更後の役員名簿を添えて、所轄庁の窓口に提出します。新任役員がいる場合は、新任役員の添付書類も出します。提出部数は所轄庁により異なります。

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   登記を行う

   代表権を有する理事を変更・改選した場合は、所轄庁への届出とは別に登記します。主たる事務所の所在地を管轄する法務局で、2週間以内に変更登記が必要です。

主な必要書類

• 役員の変更等届出書（所轄庁所定の様式）（様式番号は所轄庁により異なります。）
• 変更後の役員名簿（変更後の全役員を記載します。）
• 就任承諾及び誓約書の謄本（写し）（新任役員がいる場合に添付します。任期満了と同時の再任は除きます。）
• 役員の住所又は居所を証する書面（新任の場合のみ。書面の内容は所轄庁の条例等で定められます。）

※ 機関設計や事案により必要書類は増減します。

つまずきやすいポイント

• 任期満了と同時に全員が再任した場合も届出します。役員の任期は、2年以内の期間で定款に定めます（特定非営利活動促進法第24条第1項）。
• 添付する役員名簿は、変更のあった役員だけではありません。変更後の全役員を記載した名簿です。
• 理事から監事へ、監事から理事への就任は新任扱いです。辞任と新任の手続になり、新任役員の書類が必要です。
• 代表権を有する理事に変更があった場合は、所轄庁への届出だけでは終わりません。主たる事務所所在地の法務局で2週間以内の変更登記も行います。
• 様式番号、提出部数、住所を証する書面の扱いは所轄庁ごとに異なります。東京都やさいたま市でも様式番号と部数が異なります。

よくある質問