同一情報の提供申出書（電子定款の謄本請求用紙）

誰が・どんなときに必要？

請求できる人は、嘱託人・その承継人・利害関係を有する第三者です。対象は、保存された電磁的記録に記録された情報に限られます。保存の請求は、認証の嘱託または日付情報の付与の請求と同時にします。

手続きの流れ

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   保存を請求する

   同一の情報の提供の対象は、保存された電磁的記録に記録された情報です。保存の請求は認証の嘱託と同時にします。保存の手数料は300円です。

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   請求方法を決める

   窓口で書面により請求できるのは、電子定款の認証と同時に請求する場合に限られます。後日に請求するときは、電子情報処理組織を使用します。ウェブ会議で認証を受ける場合、日本公証人連合会は事前打合せ時の郵送を案内しています。

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   番号を用意する

   電子情報処理組織で請求するときは、指定公証人に登簿管理番号を明示します。登簿管理番号は、認証の際に嘱託を識別するために付される番号です。認証と同時に窓口で書面請求する場合、番号は認証の際に付されます。

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   資料をそろえる

   本人であることを明らかにする資料を用意します。代理人による請求では、代理人の権限を証する書面または電磁的記録を用意します。承継人は承継の事実、第三者は利害関係を証する資料を出します。記載された自然人は、住所が明らかにされると生命・身体に危害が及ぶおそれがある場合等に、申出により住所を明らかにしない措置を求めることができます。

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   手数料を納める

   同一の情報の提供の手数料は700円です。書面の交付で情報の提供を受けるときは、用紙1枚ごとに20円が加算されます。前提となる電磁的記録の保存は300円です。日本公証人連合会は、手数料の予納が必要になる場合があるとして、請求先の公証役場への事前連絡を案内しています。

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   書面を受け取る

   指定公証人は、請求に係る情報を出力して書面を作成し、押印します。数枚にわたるときは、毎葉のつづり目に職印で契印されます。書面には、同一の情報である旨、年月日、指定公証人の氏名等、登簿管理番号が記載されます。

主な必要書類

• 同一の情報の提供の請求書（法令上の様式は定められていません。）
• 登簿管理番号が分かる資料（後日に電子情報処理組織を使用して請求するときに使います。）
• 本人であることを明らかにするための資料（官公署の印鑑証明書または署名用電子証明書等です。公証人が氏名を知り面識がある場合の例外があります。）
• 代理人の権限を証する書面又は電磁的記録（代理人が請求するときに用意します。）
• 承継の事実を証する書面又は電磁的記録（承継人が請求するときに用意します。）
• 利害関係を有することを証する書面又は電磁的記録（利害関係を有する第三者が請求するときに用意します。）
• 返信用のレターパック（郵送での返送を希望する場合の運用上の取扱いです。）

※ 機関設計や事案により必要書類は増減します。

つまずきやすいポイント

• 認証時に電磁的記録の保存を請求していないと、同一の情報の提供の対象がありません。対象は、保存された電磁的記録に記録された情報に限られます。
• 「情報の同一性に関する証明」と「同一の情報の提供」は別の制度です。前者は手元の電子ファイルとの比較、後者は保存された情報そのものの提供です。前者は指定公証人が認証の際に請求の有無にかかわらず保存する情報と比べる証明で、保存を請求していなくても請求できます。
• 窓口で書面により請求できるのは、電子定款の認証と同時にする場合だけです。後日の請求は電子情報処理組織を使用します。
• 書面で作成した定款の認証には、この制度は使いません。書面の定款は2通提出し、公証人が1通を保存して他の1通を嘱託人に還付します。
• 法令上の名称は「同一の情報の提供の請求」です。日本公証人連合会の案内では「同一の情報の提供の請求書」と呼ばれます。書式・名称は、公証役場ごとに異なることがあります。

よくある質問