申請取次者に関する届出書（証明書交付申請）

誰が・どんなときに必要？

対象は、外国人を受け入れている機関の職員、旅行業者の職員、公益法人の職員などと、弁護士・行政書士です。いずれも、実際に取次ぎを行う前に、あらかじめ届出または承認の手続を済ませておく必要があります。承認を受けた方に交付される申請等取次者証明書の有効期間は3年間で、取次者が在留資格を有する外国人である場合は、その在留期間内または3年後のいずれか早い日までとされています。更新の申出は有効期限の経過する日の2か月前から受け付けられます。

手続きの流れ

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   どちらのルートに当たるかを確認する

   弁護士・行政書士は、所属する弁護士会または行政書士会を経由して、その所在地を管轄する地方出入国在留管理局長へ届け出る方法によります。入管法施行規則の各条（在留資格認定証明書は6条の2第4項、資格外活動は19条3項、再入国許可は29条3項など）に、同じ文言で出頭免除の規定が置かれています。受入れ機関等・旅行業者・公益法人の職員は、地方出入国在留管理局長の承認を受ける方法によります。必要書類も窓口も異なるため、最初に区分を確定してください。

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   弁護士・行政書士は所属単位会に必要書類を確認する

   入管庁は、弁護士・行政書士が取次ぎを行う場合は所属する単位会を通じて地方出入国在留管理局に届出を行う必要があるとし、必要書類や手続は所属する単位会に問い合わせるよう案内しています。届出書の正式名称・様式・添付書類は単位会が定めており、入管庁の公開情報からは特定できません。届出が済んだ方には届出済証明書が交付される取扱いとされていますが、交付や更新の詳細は所属単位会にご確認ください。

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   承認ルートは区分に応じた申請等取次申出書を作る

   受入れ機関等の職員は別記第1号様式、旅行業者の職員は別記第1号の2様式、公益法人の職員は別記第1号の4様式の「申請等取次申出書」を使います。承認条件は、入管法違反等がなく信用できる者であり所属する機関も同様に信用できる機関であること、研修会等への参加等その経歴に照らし外国人の入国・在留手続に関する知識を有すると認められることです。旅行業者の職員は、これに加えて所属会社が外国旅行に係る旅行業務を取り扱うことができるものであることも条件とされています。

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   添付書類をそろえ、窓口または郵送で提出する

   写真2葉（3.0cm×2.4cm、提出の日前6か月以内に撮影）、経歴書、在職証明書、知識の疎明資料、登記事項証明書または住民票の写し、本人確認書類の写しなどを添えます。これらは新規手続用で、更新手続では申請等取次者証明書の写しが必要になる一方、経歴書・知識の疎明資料・登記事項証明書は挙げられておらず、在職証明書も身分証明書等の写しで代えられるとされています。区分ごとの一覧は入管庁の各ページで確認してください。

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   交付後は有効期限・所属変更・記載変更を管理する

   証明書の有効期間は3年間です。更新の申出は有効期限の経過する日の2か月前から受け付けられますが、有効期間が切れた場合は更新ではなく再度の承認手続（新規）になります。紛失・毀損等や氏名等の変更による再交付は別記第18号様式で申し出ます。承認を受けた方が所属機関を離職した場合は、離職した日をもって承認が停止され、機関側が離職報告書を提出します。

主な必要書類

• 申請等取次申出書（別記第1号様式／別記第1号の2様式／別記第1号の4様式）（受入れ機関等の職員は別記第1号様式、旅行業者の職員は別記第1号の2様式、公益法人の職員は別記第1号の4様式です。様式は入管庁の各区分のページからPDF・Wordで入手してください。弁護士・行政書士の届出は様式が異なり、所属単位会に確認します。）
• 申請等取次申出に係る提出書類一覧・確認表（参考様式）（新規手続用と更新手続用がPDF・Excelで公開されています。）
• 承認を受けようとする者の写真2葉（3.0cm×2.4cm）（提出の日前6か月以内に撮影され、無帽で正面を向き、背景がなく鮮明なものとされています。）
• 承認を受けようとする者の経歴書（外国人の場合は在留カードの写しも添えます。）
• 承認を受けようとする者の在職証明書（受入れ機関等の職員・旅行業者の職員については、会社の経営者（代表者）で、登記事項証明書により在籍が確認できる場合は不要とされています。公益法人の職員のページには同じ免除の案内が置かれていないため、区分ごとに提出先の案内を確認してください。）
• 外国人の入国・在留手続に関する知識を有していることの疎明資料（原則は研修会等の受講（修了）証明書で、原則発行から3年以内のもの。一定の職歴等がある方は立証資料で代えられるとされています。また、所属する機関に、特段の問題なく取次ぎを行ってきた申請等取次者が既に在籍している場合は、その方から必要な説明及び指導等を受けたことなどを説明する当該機関からの文書（説明書）の提出をもって、知識を有しているものとして取り扱うとの案内もあります。）
• 登記事項証明書（法人の場合）または住民票の写し（個人の場合）（法人は登記事項証明書（提出できない場合は会社等の概要が記されたパンフレット等）、個人は住民票の写しです。旅行業者の職員はこれに加えて旅行業営業許可書写しが必要とされています。公益法人の職員については登記事項証明書は掲げられておらず、これに代えて「外国人の円滑な受入れを図ることを目的とする」ことを明らかにする資料（定款の写し等）を提出するものとされています。）
• 本人確認書類の写し（窓口での申出の場合でも提出します。資格確認書は保険者番号等にマスキングを施したものに限られます。）
• 返信用封筒またはレターパックプラス（赤）（承認・不承認の決定の通知書等を郵送で受け取りたい場合に提出します。）

※ 機関設計や事案により必要書類は増減します。

つまずきやすいポイント

• 入管庁は、取次ぎは申請書や資料の提出等の事実行為を行うことが認められているものであって、申請人・届出人として署名したり、記載内容を直接訂正等することはできないと明記しています。取次者が本人に代わって申請書に署名する取扱いはできません。
• 取次ぎにより原則として申請人等の出頭は免除されますが、在留状況等について事情を聴取することが必要な場合など、出頭を免除することが相当でないと認められる場合には、申請人等の出頭を求められることがあります。出頭が常に不要になるわけではありません。
• 証明書の有効期間は3年間です。更新の申出は有効期限の経過する日の2か月前から受け付けられますが、有効期間が切れてしまった場合は更新手続ではなく、再度、新規の承認手続を行う必要があるとされています。期限管理を怠ると手続がやり直しになります。
• 受入れ機関等・旅行業者・公益法人の職員として承認を受けた方が当該機関を離職した場合、離職した日をもって承認が停止されます。機関側は申請等取次者離職報告書（別記第7号様式）を提出し、証明書を返還します。転職先で取次ぎを行うには新たな承認の申出が必要です。
• 入管庁は、弁護士・行政書士以外の方が官公署に提出する書類の作成を報酬を得て業として行うことは行政書士法違反に当たるおそれがあると注意喚起しています。同法19条1項に違反した者は21条の2により1年以下の拘禁刑または100万円以下の罰金とされています。ただし同項には、他の法律に別段の定めがある場合等を除くただし書が置かれています。

よくある質問