私署証書の認証／宣誓認証 申請関連書式

誰が・どんなときに必要？

外国の官公庁・企業へ私文書を出す人や、契約書・陳述書の成立の真正を残したい人が主な対象です。配偶者からの暴力の防止及び被害者の保護等に関する法律に基づく保護命令の申立てで、相談等の記載がないときに宣誓認証が求められることがあります。通常の認証は代理人による嘱託ができますが、宣誓認証は代理人ではできません。

手続きの流れ

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   対象を見分ける

   認証の対象は、作成者の署名・署名押印または記名押印のある私文書です。官公署などが職務上作成した公文書そのものは対象外です。文書の内容は事前に確定しておきます。取扱いや必要書類の運用、予約の要否は公証役場によって異なり、文書の内容によっては公証人から説明を求められることがあります。

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   種類を選ぶ

   通常の認証は、署名・押印が本人のものだと証明する手続です。記載が真実であると宣誓した事実も残す場合は宣誓認証を使います。外国向け文書では、Affidavitなどの文言が目安になります。

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   資料をそろえる

   本人が行く場合は、印鑑登録証明書と実印、運転免許証と認印、マイナンバーカードと認印、パスポート等と認印のいずれかを用意します。宣誓認証では同一内容の私署証書を2通用意します。法人の代表者として肩書付きで署名したときは、資格証明書または登記事項証明書と代表者印・その印鑑証明書が必要です。証明書は、発行後3か月以内のものに限られます。本人確認資料の案内は、日本公証人連合会のサイトに掲載されています。

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   役場で認証を受ける

   通常の認証は、公証人の面前で署名・押印するか、既にした署名・押印が自分のものだと認めて行います。宣誓認証では、公証人が趣旨と過料の制裁を告げ、嘱託人が起立して宣誓します。

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   書面を受け取る

   公証人は登簿番号、認証の年月日、場所などを記載し、署名押印します。宣誓認証では2通のうち1通を公証人が保存し、他の1通が返されます。

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   外国提出を進める

   外国提出では、公証人の所属する法務局の長の公印証明、外務省の公印確認、提出先国の領事認証の順に続くことがあります。ハーグ条約の加盟国向けでは、法務局の長の証明を経て外務省のアポスティーユを受ければ領事認証を省略できる扱いです。加盟国あてでも、提出先が独自に領事認証や追加の証明を求めることがあります。東京都・神奈川県・静岡県・愛知県・大阪府内などの公証役場では、あらかじめアポスティーユ等の付いた認証文書を作成する扱いが案内されています。

主な必要書類

• 認証を受ける私署証書（宣誓認証では同一内容のものを2通提出します。）
• 印鑑登録証明書と実印（署名者本人の確認資料の一例です。発行後3か月以内のものです。）
• 運転免許証・マイナンバーカード・パスポート等と認印（印鑑登録証明書と実印に代えて用いる本人確認資料の例です。）
• 法人の代表者の資格証明書または登記事項証明書（法人の代表者として肩書付きで署名した場合に使います。）
• 代表者印の印鑑証明書（法人代表者の肩書付き署名で使います。発行後3か月以内のものです。）
• 役職証明書（部長・課長等の肩書で署名する場合に求められることがあります。）
• 署名者本人から代理人への委任状（代理人に嘱託を依頼する場合の書面です。宣誓認証では使えません。）
• 委任者本人の印鑑登録証明書（代理人による嘱託の場合に使います。）
• 代理人自身の本人確認資料（運転免許証と認印など、署名者本人と同様の資料です。）

※ 機関設計や事案により必要書類は増減します。

つまずきやすいポイント

• 認証が証明するのは成立の真正です。記載内容が真実・正確であることまで公証人が保証するものではありません。
• 宣誓認証の嘱託は代理人ではできません。通常の認証は代理人でもできるため、同じ認証でも本人が出向く必要があるかどうかが変わります。
• 虚偽であることを知って宣誓した人は、裁判所から10万円以下の過料に処されることがあります。電磁的記録の宣誓認証も同じ扱いで、過料は行政上の制裁で刑罰ではありません（公証人法55条）。
• 公文書そのものは認証の対象外です。登記事項証明書や戸籍事項証明書の公印確認やアポスティーユは、外務省が受け付けると案内されています。
• 文字の挿入・削除などの訂正、破損、外見上著しく疑わしい点があるときは、公証人がその状況を記載して認証します。訂正が多い文書は、書き直しを案内されることがあります。

よくある質問