私署証書の認証／宣誓認証 申請関連書式

誰が・どんなときに必要？

外国の官公庁・企業などに私文書を提出する方や、契約書・陳述書などの成立の真正を残しておきたい方が主な対象です。宣誓認証は、配偶者からの暴力の防止及び被害者の保護等に関する法律に基づく保護命令の申立てで、相談等の記載がないときの添付書面として求められることがあります。通常の認証は代理人による嘱託ができますが、宣誓認証は代理人によってすることができません（公証人法53条3項）。

手続きの流れ

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   認証の対象になるか確認し、公証役場に事前相談する

   認証の対象は、作成者の署名・署名押印または記名押印のある私文書です。官公署などが職務上作成した公文書は、それ自体は認証の対象になりません。認証を受ける文書は、あらかじめ内容を確定させて作成しておきます。取扱いや必要書類の運用、予約の要否は公証役場によって異なることがあるため、先に相談しておくと確実です。文書の内容によっては、公証人から説明を求められることがあります。

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   通常の認証にするか宣誓認証にするかを決める

   通常の認証（公証人法52条）は、署名・押印が本人のものであることの証明にとどまります。記載内容が真実であると本人が宣誓した事実まで残したいときは宣誓認証（同法53条）を選びます。外国あての文書では、宣誓や供述であることを示す文言（Affidavit など）があるときに宣誓認証が求められることがあります。どちらが必要かは提出先にご確認ください。

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   本人確認資料と、宣誓認証では2通の私署証書をそろえる

   署名者本人が行く場合は、印鑑登録証明書と実印、運転免許証と認印、マイナンバーカードと認印、パスポート等と認印のいずれかを準備します。法人の代表者として肩書付きで署名したときは、代表者の資格証明書または登記事項証明書と、代表者印およびその印鑑証明書が必要です。印鑑証明書等は発行後3か月以内のものに限られます（日本公証人連合会の案内）。宣誓認証では、同一内容の私署証書を2通そろえてから公証役場に行きます（公証人法53条2項）。1通は公証人が保存します。

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   公証役場で署名・押印し、宣誓認証では宣誓する

   通常の認証は、面前で私署証書に署名・押印するか、既にした署名・押印が自分のものであることを確認させる方法で行います（公証人法52条1項）。宣誓認証では、公証人が宣誓の趣旨と過料の制裁があることを告げたうえ、嘱託人が起立して厳粛に、良心に従って記載が真実であることを誓う旨を宣誓します（公証人法施行規則44条）。

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   認証文の付いた書面を受け取る

   公証人は、登簿番号・認証の年月日およびその場所などを記載したうえ署名押印し、私署証書と認証簿とに契印します（公証人法54条）。宣誓認証では同じ内容の私署証書を2通提出し、1通を公証人が保存して他の1通が還付されます（同法53条2項・5項）。手数料の支払方法や時期は公証役場にご確認ください。

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   外国に提出する場合は追加の証明手続を確認する

   外国に提出する文書は、公証人の認証のあとに、公証人の所属する法務局の長による公印証明、外務省の公印確認、提出先国の駐日大使館・領事館の領事認証という順の手続を求められることがあります。提出先国がハーグ条約（外国公文書の認証を不要とする条約）の加盟国である場合は、公証人の認証と法務局の長による証明を経たうえで外務省のアポスティーユを受ければ、領事認証を省略できる取扱いとされています。ただし加盟国あてでも、提出先が独自に領事認証や追加の証明を求めることがあります。なお、東京都内・神奈川県内・静岡県内・愛知県内・大阪府内などの公証役場では、あらかじめアポスティーユや法務局長・外務省の認証が付いた認証文書を作成する扱いが案内されています（日本公証人連合会「9-2 外国文認証」）。対応の可否は公証役場に、どこまで必要かは提出先にご確認ください。

主な必要書類

• 認証を受ける私署証書（宣誓認証では同一内容のものを2通提出します（公証人法53条2項））
• 印鑑登録証明書と実印（署名者本人の確認資料の一例。発行3か月以内のものに限られるとされています（日本公証人連合会の案内））
• 運転免許証・マイナンバーカード・パスポート等と認印（上記に代えて用いる本人確認資料の例（同案内））
• 法人の代表者の資格証明書または登記事項証明書（法人の代表者として肩書付きで署名した場合（同案内））
• 代表者印の印鑑証明書（同上。発行3か月以内のものに限られるとされています）
• 役職証明書（部長・課長等の肩書で署名する場合に求められることがあります（同案内））
• 署名者本人から代理人への委任状（代理人に嘱託を依頼する場合。宣誓認証は代理人によってすることができません（公証人法53条3項））
• 委任者本人の印鑑登録証明書（代理人による嘱託の場合（同案内））
• 代理人自身の本人確認資料（運転免許証と認印など、署名者本人と同様の資料（同案内））

※ 機関設計や事案により必要書類は増減します。

つまずきやすいポイント

• 認証が証明するのは、その文書が作成名義人の意思に基づいて作成されたこと（成立の真正）です。記載内容が真実・正確であることまで公証人が保証するものではありません。宣誓認証でも、真実であると宣誓した事実が認証されるにとどまります。
• 宣誓認証の嘱託は代理人によってすることができません（公証人法53条3項）。通常の認証は52条5項が準用する32条1項により代理人でもできるため、同じ「認証」でも本人が出向く必要があるかどうかが変わります。
• 私署証書の記載が虚偽であることを知って宣誓した人は、10万円以下の過料に処せられます（公証人法55条）。電磁的記録の宣誓認証でも同じく10万円以下の過料の定めがあります（同法59条4項）。過料は行政上の制裁で、刑罰ではありません。
• 公文書そのものは認証の対象になりません。登記事項証明書や戸籍事項証明書などの公文書について、公印確認やアポスティーユは外務省が受け付けていると案内されています。公証人の認証を用いる場合は、翻訳した人や会社の代表者などが作成した宣言書に当該公文書を添付し、その宣言書について認証を受ける運用が案内されています。どちらの方法によるかは提出先にご確認ください。
• 文字の挿入・削除その他の訂正があるとき、破損や外見上著しく疑わしい点があるときは、公証人がその状況を記載して認証します（公証人法52条4項）。訂正が多い文書は書き直しを案内されることがあります。空欄がある場合の扱いも公証役場にご確認ください。

よくある質問