役員の変更等届出書＋新任役員書類（様式第3号/4号系列）

誰が・どんなときに必要？

対象はNPO法人です。届出が必要になるのは、役員の新任・再任（任期満了と同時の再任を含む）・任期満了・死亡・辞任・解任・住所（居所）の変更・改姓改名があったときです。期限は「◯日以内」という日数ではなく「遅滞なく」と定められています（法第23条第1項）。提出先は所轄庁で、主たる事務所が所在する都道府県の知事（事務所が一つの指定都市の区域内のみにある場合はその指定都市の長）です。

手続きの流れ

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   定款に定めた手続で役員の変更を決定する

   新任・再任・解任は、総会における議決など定款に定められた手続に従って決定する必要があります（内閣府Q&A）。死亡・辞任・氏名や住所の変更などは、その事実の発生が「変更」にあたり、総会の決議は必要ありません。

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   変更後の役員名簿を作成する

   変更のあった役員だけでなく、全役員を記載した名簿を作成します（内閣府Q&A）。役員名簿は、役員の氏名及び住所又は居所と、各役員の報酬の有無を記載したものです（法第10条第1項第2号イ）。

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   新任役員がいる場合は就任承諾及び誓約書と住所を証する書面を準備する

   役員が新たに就任した場合（任期満了と同時の再任を除く）は、各役員が欠格事由（法第20条）に該当せず親族等の制限（法第21条）に違反しないことを誓約し就任を承諾する書面の謄本と、住所又は居所を証する書面が必要です（法第23条第2項・第10条第1項第2号ロ・ハ）。住所を証する書面の内容は所轄庁の条例で定められており、たとえばさいたま市では提出日前6か月以内に発給された住民票の原本（マイナンバー記載なし）を求めています。

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   所轄庁所定の様式で役員の変更等届出書を作成する

   届出書の様式は所轄庁ごとに定められており、様式番号も異なります（例：東京都は第3号様式、さいたま市は様式第5号）。提出先の所轄庁のウェブサイトから最新の様式をダウンロードして作成します。変更事項の欄には新任・再任・任期満了・死亡・辞任・解任・住所変更などの別を記入します。

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   所轄庁に遅滞なく届け出る

   届出書に変更後の役員名簿（新任がある場合は新任役員の書類も）を添えて、所轄庁の窓口に提出します。提出部数は所轄庁により異なります（例：東京都は各1部、さいたま市は届出書1部・役員名簿2部）。

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   代表権を有する理事の変更は法務局で変更登記をする

   代表権を有する理事（登記されている理事）を変更・改選した場合は、所轄庁への届出とは別に、主たる事務所の所在地を管轄する法務局で2週間以内に変更登記が必要です（東京都・さいたま市の案内）。登記の申請書類については法務局の案内を確認します。

主な必要書類

• 役員の変更等届出書（所轄庁所定の様式）（様式番号は所轄庁により異なります（例：東京都は第3号様式、さいたま市は様式第5号））
• 変更後の役員名簿（変更のあった役員だけでなく、全役員を記載します）
• 就任承諾及び誓約書の謄本（写し）（役員が新たに就任した場合のみ（任期満了と同時の再任を除く））
• 役員の住所又は居所を証する書面（新任の場合のみ。認められる書面や有効期間は所轄庁の条例等で定められています（6か月以内の住民票の原本を求める所轄庁の例あり））

※ 機関設計や事案により必要書類は増減します。

つまずきやすいポイント

• 任期満了と同時に全員が再任した場合でも届出は必要です。役員の任期は2年以内の期間で定款に定めるため（法第24条第1項）、少なくとも2年に1度は再任の届出が発生します。
• 添付する役員名簿は「変更のあった役員のみ」ではなく、全役員を記載した変更後の名簿です（内閣府Q&A）。
• 理事から監事へ、監事から理事への就任は「新任」扱いです。辞任＋新任の手続となり、就任承諾及び誓約書や住所を証する書面が必要になります（東京都・さいたま市の案内）。
• 所轄庁への届出だけでは手続は完結しません。代表権を有する理事（登記されている理事）に変更があった場合は、主たる事務所所在地の法務局で2週間以内の変更登記が別途必要です。
• 様式番号・提出部数・住所を証する書面の扱いは所轄庁ごとに異なります（東京都：第3号様式・各1部、さいたま市：様式第5号・役員名簿2部など）。必ず提出先所轄庁の最新の案内と様式を使ってください。

よくある質問