定款変更認証申請書（重要事項）／定款変更届出書（軽微変更）

誰が・どんなときに必要？

定款を変更しようとするNPO法人が対象です。提出先の所轄庁は、主たる事務所が所在する都道府県の知事（事務所が一の指定都市の区域内のみに所在する法人は当該指定都市の長）です。認証事項の変更は認証を受けるまで効力が生じないため、効力を生じさせたい時期から逆算して早めに申請します。届出事項の変更は社員総会の議決時に効力が生じ、議決後遅滞なく届け出ます。名称など登記事項に変更が及ぶ場合は、効力発生から2週間以内の変更登記と、登記後の登記事項証明書の所轄庁への提出も必要です。

手続きの流れ

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   変更内容が「認証事項」か「届出事項」かを確認する

   目的、名称、特定非営利活動の種類及び事業の種類、所轄庁の変更を伴う事務所の所在地、社員資格の得喪、役員に関する事項（定数を除く）、会議に関する事項、その他の事業、残余財産の帰属すべき者、定款の変更に関する事項に係る変更は認証事項です（法25条3項）。それ以外（役員の定数、資産、会計、事業年度、所轄庁の変更を伴わない事務所所在地、公告の方法など）は届出で足ります。

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   社員総会で定款変更を議決する

   定款の変更は、定款で定めるところにより社員総会の議決を経る必要があります（法25条1項）。議決は原則として社員総数の2分の1以上が出席し、その出席者の4分の3以上の多数で行いますが、定款に特別の定めがあるときはそれによります（同条2項）。議事録の謄本は認証申請・届出のいずれでも添付書類になるため、変更する条項が分かるように作成しておきます。

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   認証事項の変更は「定款変更認証申請書」を所轄庁に提出する

   都道府県・指定都市の条例で定める様式・部数により、社員総会議事録の謄本と変更後の定款を添付して提出します（法25条4項）。特定非営利活動の種類・事業の種類やその他の事業に係る変更を含む場合は、変更の日の属する事業年度と翌事業年度の事業計画書・活動予算書も併せて添付します。所轄庁の変更を伴う場合は、変更前の所轄庁を経由して変更後の所轄庁に提出し、役員名簿や直近の事業報告書等の追加書類が必要です（法26条）。

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   公表・縦覧を経て認証の決定を待つ

   所轄庁は申請を受理した日から2週間、変更後の定款等を公衆の縦覧に供し、申請があった旨等を公表します。認証・不認証の決定は、正当な理由がない限り縦覧期間経過後2月以内（条例でより短い期間が定められていればその期間内）に行われ、書面で通知されます（法25条5項が準用する10条2項・12条）。認証事項の変更は、認証を受けたときから効力を生じます。

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   届出事項の変更は「定款変更届出書」を遅滞なく提出する

   認証事項以外の定款変更をしたときは、条例で定めるところにより、社員総会議事録の謄本と変更後の定款を添えて、遅滞なくその旨を所轄庁に届け出ます（法25条6項）。届出事項の変更は社員総会で議決した時点で効力が生じます。届出をせず、又は虚偽の届出をしたときは、理事等が20万円以下の過料に処される可能性があります（法80条3号）。

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   登記事項に変更があれば変更登記をし、登記事項証明書を所轄庁に提出する

   名称、目的及び業務、事務所の所在場所、代表権を有する者などの登記事項に変更が及ぶ場合は、効力発生から2週間以内に主たる事務所の所在地で変更の登記をします（組合等登記令3条1項）。法務局サイトにNPO法人の名称変更・目的及び事業変更の申請書様式と記載例があり、名称変更の記載例では社員総会議事録・所轄庁の認証書・定款などを添付するとされています。登記後は遅滞なく登記事項証明書を所轄庁に提出します（法25条7項）。

主な必要書類

• 定款変更認証申請書（認証事項の変更の場合）（様式・部数は所轄庁の条例で異なるため所轄庁サイトで確認）
• 定款変更届出書（届出事項の変更の場合）（様式は所轄庁サイトで確認）
• 定款の変更を議決した社員総会の議事録の謄本（認証申請・届出のいずれも添付（法25条4項・6項））
• 変更後の定款（認証申請・届出のいずれも添付）
• 事業計画書（変更の日の属する事業年度・翌事業年度の2年度分）（活動の種類・事業の種類、その他の事業の変更を含む場合（法25条4項後段））
• 活動予算書（同上2年度分）（同上）
• 役員名簿（最新のもの）（所轄庁の変更を伴う場合（法26条2項））
• 法2条2項2号・12条1項3号に該当することを確認したことを示す書面（所轄庁の変更を伴う場合）
• 直近の事業報告書等（所轄庁変更時。作成前は事業計画書・活動予算書・財産目録で代替（法26条2項））

※ 機関設計や事案により必要書類は増減します。

つまずきやすいポイント

• 認証事項の変更は所轄庁の認証を受けるまで効力が生じません。届出事項と認証事項が混在する変更をまとめて認証申請すると、届出事項も含めて認証を受けた日が効力発生日になります。届出事項を先に効力発生させたい場合は、定款変更届出書を先に提出し、その後に残りを認証申請する方法が内閣府のQ&Aで示されています。
• 名称・目的・事務所の所在場所など登記事項に及ぶ変更は、所轄庁の手続だけでは完結しません。効力発生から2週間以内の変更登記が必要で、登記を怠ったとき、届出をせず又は虚偽の届出をしたとき、登記事項証明書の提出を怠ったときは、理事等が20万円以下の過料に処される可能性があります（法80条1号・3号・5号）。
• 申請書・届出書の様式、提出部数、添付書類の細部は「都道府県又は指定都市の条例で定めるところにより」とされ、所轄庁ごとに異なります。全国共通の様式はないため、必ず提出先の所轄庁（都道府県・指定都市）のサイトで最新の様式・手引を確認してください。
• 特定非営利活動の種類・事業の種類や、その他の事業に係る定款変更を含む場合は、変更の日の属する事業年度と翌事業年度の2年度分の事業計画書・活動予算書の添付が必要です（法25条4項後段）。この添付書類は落としやすいので注意してください。
• 認証には、受理日から2週間の縦覧と、縦覧期間経過後2月以内（条例で短縮されている場合はその期間）の決定という法定の期間がかかります。名称変更の対外告知や契約書の切替えなど、効力発生日を前提とするスケジュールは、この期間を見込んで組んでください。

よくある質問