就業規則（作成・変更）届＋意見書

誰が・どんなときに必要？

届出義務があるのは、常時10人以上の労働者を使用する使用者です（労働基準法89条）。この10人は企業全体の合計ではなく事業場ごとに数え、営業所や店舗がある場合はそれぞれを1つの事業場として判断します（厚生労働省モデル就業規則）。常時10人以上の労働者を使用するに至った場合は、遅滞なく届け出ることとされています（労働基準法施行規則49条1項）。就業規則を変更した場合も、同じく届け出る必要があります（労働基準法89条後段）。

手続きの流れ

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   記載事項を確認して就業規則を作成・変更する

   労働基準法89条は、必ず記載する事項（労働時間関係・賃金関係・退職関係）と、定めをする場合に記載する事項（退職手当、臨時の賃金、費用負担、安全衛生、職業訓練、災害補償、表彰・制裁など）を列挙しています。就業規則は法令や当該事業場に適用される労働協約に反してはならず、行政官庁は反する就業規則の変更を命ずることができます（同法92条）。規程例と解説は厚生労働省「モデル就業規則」に掲載されています。

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   意見を聴く相手を確認・選出する

   相手方は、事業場に労働者の過半数で組織する労働組合があればその労働組合、なければ労働者の過半数を代表する者です（労働基準法90条1項）。過半数代表者は、①労働基準法41条2号の監督・管理の地位にある者でないこと、②選出することを明らかにして実施される投票・挙手等の手続で選ばれ、使用者の意向に基づき選出された者でないこと、の両方を満たす必要があります（労働基準法施行規則6条の2第1項）。ただし①に該当する者がいない事業場では、②のみを満たせば足ります（同条2項）。

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   意見を聴いて意見書を作成する

   使用者は就業規則の作成・変更について意見を聴かなければならず（労働基準法90条1項）、届出にはその意見を記した書面を添付しなければなりません（同条2項）。この書面には、労働者を代表する者の氏名を記載する必要があります（労働基準法施行規則49条2項）。厚生労働省の様式例の意見書欄には、意見を求められた日付、労働組合の名称または過半数代表者の職名・氏名、過半数代表者の選出方法を書く欄が設けられています。

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   就業規則（変更）届を作成する

   厚生労働省の様式ダウンロードコーナーは、就業規則（変更）届について定型の申請書様式はないとしたうえで、任意の用紙に事業所の名称、所在地、使用者氏名等を記載して提出するよう案内しています。公開されている様式例には、あて先の労働基準監督署長、主な変更事項（条文・改正前・改正後）、事業場の名称・所在地・電話番号、使用者職氏名、業種、労働者数（企業全体／事業場のみ）を書く欄があります。

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   所轄の労働基準監督署長に届け出る

   届出先は事業場の所在地を管轄する労働基準監督署長です（労働基準法施行規則49条1項）。窓口の所在地は厚生労働省「全国労働基準監督署の所在案内」で確認できます。電子申請も可能で、厚生労働省は就業規則の届出について労働条件ポータルサイト「確かめよう労働条件」の電子申請様式作成支援ツールを案内しています（それ以外の各種届出はe-Gov電子申請）。同ツールの利用にはGビズIDまたはスタートアップ労働条件のアカウントでのログインが必要です。

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   作成・変更した就業規則を労働者に周知する

   使用者は就業規則を、常時各作業場の見やすい場所への掲示・備付け、書面の交付、または電子計算機のファイル等に記録して各作業場に常時確認できる機器を設置する方法により、労働者に周知しなければなりません（労働基準法106条1項、同法施行規則52条の2）。厚生労働省モデル就業規則は、作成や意見聴取だけでは効力は発生せず、効力発生時期は周知された時期以降と解されると説明しています。

主な必要書類

• 就業規則（変更）届（定型の様式はなく、厚生労働省が様式例（Word）を公開。任意の用紙に事業所の名称・所在地・使用者氏名等を記載します。）
• 作成または変更した就業規則（別添として添えます。企業単位ではなく事業場単位で作成・届出します。）
• 意見書（過半数労働組合または過半数代表者の意見を記した書面。労働者を代表する者の氏名の記載が必要です（労基則49条2項）。）
• 各事業場分の意見書（本社一括届出の場合）（一括届出では事業場ごとの意見書をすべて添付します。本社分1通では足りません。）
• 一括届出事業場一覧（CSV）（本社一括届出をe-Gov電子申請で行う場合に必要。労働条件ポータル経由なら入力内容から自動で作成・添付されます。）

※ 機関設計や事案により必要書類は増減します。

つまずきやすいポイント

• 10人以上かどうかを企業全体の人数で判断してしまう点です。厚生労働省モデル就業規則は、2以上の営業所・店舗等がある場合、企業全体を合計するのではなく、それぞれを1つの事業場としてとらえて常時10人以上かを判断すると説明しています。
• 過半数代表者の選び方です。監督・管理の地位にある者は原則として過半数代表者になれず、選出することを明らかにした投票・挙手等の手続を経ずに使用者の意向で決めた者は要件を満たしません（労働基準法施行規則6条の2）。意見書の様式例には「選出方法」を記入する欄があります。
• 意見書に労働者を代表する者の氏名を書き忘れる点です。労働基準法施行規則49条2項は、添付する意見を記した書面は労働者を代表する者の氏名を記載したものでなければならないと定めています。
• 届出をすれば足りると考えてしまう点です。労働基準法106条1項は就業規則の周知を義務づけており、厚生労働省モデル就業規則は、作成や意見聴取だけでは効力は発生せず、効力発生時期は周知された時期以降と解されていると説明しています。
• 本社一括届出の条件を満たしていないのに一括で出そうとする点です。厚生労働省の電子申請パンフレットは、就業規則届の本社一括届出には、本社と各事業場の就業規則の内容が同一であることに加えて、各事業場分の労働者代表の意見書が添付されていることの両方が必要であるとしています。意見書を本社分1通だけ添えて一括して届け出ることはできません。

よくある質問