労働者名簿／賃金台帳／出勤簿（法定三帳簿）

誰が・どんなときに必要？

労働者を使用する使用者が対象です。ただし、同居の親族のみを使用する事業及び家事使用人については労働基準法は適用されません（同法116条2項）。労働者名簿は各労働者（日日雇い入れられる者を除く）について調製し、記入すべき事項に変更があった場合は遅滞なく訂正します（同法107条）。賃金台帳は賃金支払の都度、遅滞なく記入します（同法108条）。労働時間は、ガイドラインにより労働日ごとの始業・終業時刻を確認して記録します。

手続きの流れ

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   事業場ごとに労働者名簿を調製する

   使用者は各事業場ごとに、各労働者（日日雇い入れられる者を除く）について労働者名簿を調製します（労働基準法107条1項）。記入事項は氏名・生年月日・履歴のほか、性別、住所、従事する業務の種類、雇入の年月日、退職の年月日及びその事由（解雇の場合はその理由を含む）、死亡の年月日及びその原因です（施行規則53条1項）。様式は様式第19号です。常時30人未満の労働者を使用する事業では、従事する業務の種類の記入は要しません（同条2項）。

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   労働日ごとの始業・終業時刻を記録する（出勤簿・タイムカード等）

   出勤簿に法定の様式はありません。ガイドラインは労働日ごとの始業・終業時刻を確認して記録することとし、原則的な方法として自ら現認するか、タイムカード・ICカード・パソコンの使用時間の記録等の客観的な記録を基礎とすることを挙げています。対象からは労働基準法41条に定める者とみなし労働時間制が適用される労働者（事業場外労働は、みなし労働時間制が適用される時間に限る）が除かれますが、同ガイドラインは適用されない労働者にも使用者が適正な労働時間管理を行う責務があるとしています。

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   賃金支払の都度、賃金台帳に記入する

   各事業場ごとに賃金台帳を調製し、賃金支払の都度、遅滞なく記入します（労働基準法108条）。記入事項は氏名、性別、賃金計算期間、労働日数、労働時間数、時間外・休日・深夜の労働時間数、賃金の種類ごとの額と控除額です（施行規則54条1項）。様式は常時使用される労働者が様式第20号、日々雇い入れられる者が第21号です（同55条）。同法41条各号該当者と41条の2第1項の対象労働者は、労働時間数（5号）と時間外・休日・深夜の労働時間数（6号）の記入を要しません（同54条5項）。

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   変更が生じたら遅滞なく訂正する

   労働者名簿は、記入すべき事項に変更があった場合、遅滞なく訂正しなければなりません（労働基準法107条2項）。住所や従事する業務の種類が変わったとき、退職や解雇があったときが典型的な場面です。なお、年次有給休暇管理簿は、労働者名簿または賃金台帳とあわせて調製することができます（施行規則55条の2）。

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   保存し、事業場に備え付ける

   労働者名簿、賃金台帳及び雇入れ、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類は5年間保存しなければなりませんが、附則143条1項により当分の間は3年間と読み替えられます（労働基準法109条）。起算日は、労働者名簿が労働者の死亡・退職または解雇の日、賃金台帳が最後の記入をした日です（施行規則56条1項）。提出先はなく事業場に備え付けるもので、労働基準監督官は臨検して帳簿及び書類の提出を求めることができます（同法101条1項）。

主な必要書類

• 労働者名簿（様式第19号）（労働基準法107条・施行規則53条。厚生労働省の主要様式ダウンロードコーナーに掲載。）
• 賃金台帳（様式第20号／常時使用される労働者）（労働基準法108条・施行規則55条。1か月を超えて引き続き使用される日雇の者を含みます。）
• 賃金台帳（様式第21号／日々雇い入れられる者）（1か月を超えて引き続き使用される者は除かれます（施行規則55条）。）
• 出勤簿・タイムカード等の労働時間の記録（法定の様式はありません。自ら現認するか客観的な記録を基礎とします。）
• 年次有給休暇管理簿（該当する場合）（労働者名簿または賃金台帳とあわせて調製できます（施行規則55条の2）。）

※ 機関設計や事案により必要書類は増減します。

つまずきやすいポイント

• 保存期間は「5年」と「当分の間3年」の二段構えです。労働基準法109条の条文は「五年間」ですが、附則143条1項が「当分の間、同条中『五年間』とあるのは、『三年間』とする」と読み替えを定めています。条文だけを見ると食い違いが生じやすい箇所です。
• 単位は「会社ごと」ではなく「事業場ごと」です。107条・108条はいずれも「各事業場ごとに」と定めています。支店や営業所がある場合、本社でまとめて管理していても、事業場単位での備付けが前提になります。
• 出勤簿に法定の様式がないことと、記録が不要であることは別です。賃金台帳には労働日数・労働時間数・時間外・休日・深夜の労働時間数を記入することとされ（施行規則54条1項4号〜6号）、ガイドラインは出勤簿やタイムカード等の労働時間の記録に関する書類も労働基準法109条に基づく保存の対象としています。
• 労働基準法41条各号のいずれかに該当する労働者および同法41条の2第1項により労働させる労働者は、賃金台帳の労働時間数（5号）と時間外・休日・深夜の労働時間数（6号）の記入を要しません（施行規則54条5項）。この場合も労働日数（4号）の記入は必要です。
• 記録がまったく不要になるわけではありません。労働安全衛生法66条の8の3による労働時間の状況の把握は、高度プロフェッショナル制度の対象労働者を除く労働者が対象とされ、管理監督者やみなし労働時間制が適用される労働者も含まれます。

よくある質問