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退職証明書

退職時証明書、解雇理由証明書、在職期間証明書、退職時の証明 とも呼ばれます。

退職証明書は、退職した労働者の請求に応じて、使用者が在職中の事実を証明する文書です。労働基準法22条1項は、使用期間、業務の種類、その事業における地位、賃金、退職の事由（解雇の場合はその理由を含む）のうち、労働者が請求した事項について、使用者が遅滞なく証明書を交付しなければならないと定めています。解雇予告を受けた労働者が在職中に解雇の理由について請求する証明書（労働基準法22条2項）も、この仕組みの一部です。本ページは条文に基づく一般的な説明で、個別の事案についての判断は含みません。

最終確認日:

どんなときに必要か

退職者が転職先から在職期間や業務内容の証明を求められたとき、離職票が届く前に国民健康保険や国民年金の切替えで離職の事実を示す資料が必要なとき、退職や解雇の理由を確認したいときに、会社へ請求して作成されます。労働基準法22条1項に基づく請求である以上、会社が任意に出す推薦状とは異なり、記載できる範囲が法律で区切られています。解雇予告を受けた段階で理由を確かめたい場合には、労働基準法22条2項の解雇理由の証明書という別の入口があります。

書面にする必要はあるか

この書類は当事者が任意に取り交わす契約書ではなく、法律が使用者に交付を義務付けた証明書です。労働基準法22条1項は「労働者が、退職の場合において、使用期間、業務の種類、その事業における地位、賃金又は退職の事由（退職の事由が解雇の場合にあつては、その理由を含む。）について証明書を請求した場合においては、使用者は、遅滞なくこれを交付しなければならない。」と定めています。他方、証明書の様式そのものは法定されておらず、厚生労働省がモデル様式を公表しています。請求がない事項まで会社の判断で書き足すことはできません。

必ず入れる事項

  • 労働者と使用者の特定、発行日

    どの労働者について、どの使用者が、いつ証明した文書かを明確にする部分です。会社名・所在地・代表者名と発行日まで記載しないと、転職先などの提出先が発行主体と証明時点を確認できません。

  • 請求された事項だけを記載する構成

    労働基準法22条3項は「前二項の証明書には、労働者の請求しない事項を記入してはならない」と定めています（前二項とは同条1項・2項の証明書のことです）。請求項目の確認欄を設けるか、厚生労働省のモデル様式のように、請求されない記載を二重線で消す形にします。

  • 使用期間

    労働基準法22条1項が列挙する証明対象の一つです。請求された場合は、入社日から退職日までを雇用契約書や労働者名簿と照らして記載します。期間の計算に独自の解釈を加えず、記録上の事実をそのまま書きます。

  • 業務の種類と、その事業における地位

    労働基準法22条1項の列挙事項です。従事した業務の内容と、役職・職位などの地位を、人事記録に基づいて客観的に記載します。能力や勤務ぶりへの評価は列挙事項に含まれず、請求もされていなければ記入できません。

  • 賃金

    労働基準法22条1項の列挙事項です。請求があった場合に、賃金台帳に基づいて額を記載します。転職先への提出用では賃金の記載を望まない労働者もいるため、請求項目に含まれているかを個別に確認してから記載します。

  • 退職の事由（解雇の場合はその理由）

    労働基準法22条1項は退職の事由を証明対象とし、括弧書きで「退職の事由が解雇の場合にあつては、その理由を含む。」としています。自己都合退職・勧奨退職・解雇・定年などの区分を事実に即して示し、解雇の場合は理由を具体的に記載します。ただし、これも請求された場合に限ります。

無効・効力が否定されやすい条項

古い雛形をそのまま使うと、次の点でつまずくことがあります。

  • 退職者に確認せず、標準様式の全項目を自動印字して交付する形です。労働基準法22条3項は「前二項の証明書には、労働者の請求しない事項を記入してはならない」と定めており、前二項とは同条1項・2項の証明書を指します。列挙事項であっても、請求されていなければ記入できません。請求項目の確認欄を設けるか、該当しない記載を消してから交付します。

  • 勤務評価、懲戒歴、欠勤日数、健康情報などを参考情報として書き足す形です。これらは労働基準法22条1項が列挙する証明対象に含まれず、労働基準法22条3項により労働者の請求しない事項は記入できません。良かれと思って加えた記載でも転職先の判断に影響しうるため、証明書には請求された事実だけを記載します。

  • 転職を妨げる目的の符号や、第三者との事前のやり取りです。労働基準法22条4項は「使用者は、あらかじめ第三者と謀り、労働者の就業を妨げることを目的として、労働者の国籍、信条、社会的身分若しくは労働組合運動に関する通信をし、又は第一項及び第二項の証明書に秘密の記号を記入してはならない。」と定めています。この違反は労働基準法119条1号に列挙され、六月以下の拘禁刑又は三十万円以下の罰金の対象です。

  • 「離職票を渡してあるから証明書は出さない」という対応です。離職票は雇用保険の失業給付の手続で公共職業安定所（ハローワーク）に提出する書類で、労働基準法22条1項の証明書とは別のものです。厚生労働省の解説も、離職票の交付をもって退職時の証明の義務を果たしたとは認められず、労働者は離職票とは別に証明書を請求できると説明しています。

  • 貸与品の返却や誓約書の提出が済むまで交付を保留する運用です。労働基準法22条1項は請求があれば遅滞なく交付するよう求めており、交付に条件を付けることを認める定めはありません。労働基準法120条は「次の各号のいずれかに該当する者は、三十万円以下の罰金に処する。」と定め、その1号は労働基準法22条1項から3項までの違反を列挙しています。

  • 解雇理由の証明書について、退職日を過ぎるまで発行できないとする説明です。労働基準法22条2項は、解雇の予告がされた日から退職の日までの間に当該解雇の理由について証明書の請求があった場合も、使用者は遅滞なく交付しなければならないと定めています。ただし書により、予告後に労働者がその解雇以外の事由により退職した場合には、退職日以後は交付を要しないとされています。

作成の流れ

  1. 1

    請求の内容と時期を確認する

    労働基準法22条1項の列挙事項（使用期間、業務の種類、その事業における地位、賃金、退職の事由）のうちどれが請求されているかを、書面やチェック欄で記録します。解雇予告を受けた労働者が退職日前に解雇の理由について証明書を求めてきた場合は、労働基準法22条2項に基づく在職中の請求として、退職を待たずに対応します。

  2. 2

    人事記録と照合して事実を確定する

    雇用契約書、労働者名簿、賃金台帳、辞令や異動履歴を確認し、証明できる事実だけを確定します。評価・推測・将来の見込みは証明の対象ではありません。記録と本人の認識が食い違う項目があれば、どの資料に基づいて記載するかをこの段階で整理しておきます。

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    請求されていない事項を出力から外す

    労働基準法22条3項に照らし、標準様式に残った不要な欄や備考を空欄のまま残さず、出力対象から外します。厚生労働省のモデル退職証明書は、退職の事由は該当する番号に○を付け、解雇された労働者が解雇の理由を請求しない場合には「（別紙の理由による。）」の記載を二重線で消して別紙を交付しない方式を採っており、請求されていない事項を証明書に残さない作り方の参考になります。

  4. 4

    退職の事由の記載を確定する

    自己都合退職、勧奨退職、解雇、定年などの区分を事実に即して記載します。解雇の場合は、理由が特定できる具体的な書き方にします。退職の事由について会社と本人の見解が分かれる場合について、厚生労働省の解説は、使用者が自らの見解を記載して遅滞なく交付すれば労働基準法違反とはならないものの、記載が虚偽であった場合には義務を果たしたことにはならないと説明しています。

  5. 5

    遅滞なく交付し、交付の記録を残す

    労働基準法22条1項・2項はいずれも遅滞なく交付するよう求めています。発行日、交付方法、交付した項目を記録し、写しを保管します。労働基準法22条1項から3項までの違反は労働基準法120条1号の列挙対象で、三十万円以下の罰金の対象になります。交付が遅れる事情があるときは、放置せず理由と見込みを請求者に伝えます。

専門家に相談したほうがよい場面

請求しても証明書が交付されない、記載された退職の事由が事実と違う、解雇の理由の記載内容に納得できない、証明書の記載をめぐって会社と退職者の主張が対立している、といった場面は個別事案の判断になります。交付されない場合や虚偽記載の疑いがある場合は事業場を管轄する労働基準監督署に相談でき、解雇の効力や損害賠償を争う場合は弁護士が相談先です。労働社会保険の手続は社会保険労務士も相談先になります。当サイトは資格者を擁しておらず、証明書の作成代行や個別の相談には応じられません。

よくある質問

会社は退職理由を必ず書きますか。
労働基準法22条1項は退職の事由（解雇の場合はその理由を含む）を証明対象に挙げていますが、記載するのは労働者が請求した場合です。労働基準法22条3項は労働者の請求しない事項の記入を禁じているため、本人が退職の事由の記載を望まなければ、使用期間や業務の種類だけの証明書を交付することになります。転職先に退職理由を知られたくない場合は、請求項目から退職の事由を外して請求できます。
解雇の予告を受けた段階でも、解雇理由の証明書を請求できますか。
できます。労働基準法22条2項は「労働者が、第二十条第一項の解雇の予告がされた日から退職の日までの間において、当該解雇の理由について証明書を請求した場合においては、使用者は、遅滞なくこれを交付しなければならない。ただし、解雇の予告がされた日以後に労働者が当該解雇以外の事由により退職した場合においては、使用者は、当該退職の日以後、これを交付することを要しない。」と定めています。退職日を待たずに理由を確認できるため、解雇に納得できない場合の検討材料になります。
退職してから時間が経っていますが、今からでも請求できますか。
労働基準法115条は「この法律の規定による賃金の請求権はこれを行使することができる時から五年間、この法律の規定による災害補償その他の請求権（賃金の請求権を除く。）はこれを行使することができる時から二年間行わない場合においては、時効によつて消滅する。」と定めています。厚生労働省の解説は、退職時の証明の請求権はこの規定により退職時から2年で時効にかかり、他方で請求の回数に制限はないと説明しています。2年を過ぎると交付を受けられないことがあるため、必要になりそうな事項は早めに請求してください。
離職票があれば退職証明書は必要ありませんか。
用途が違います。離職票は雇用保険の失業給付の手続で公共職業安定所（ハローワーク）に提出する書類です。退職証明書は労働基準法22条1項に基づいて使用者が交付する証明書で、厚生労働省の解説も、離職票の交付をもって退職時の証明の義務を果たしたとは認められず、労働者は離職票とは別に証明書を請求できると説明しています。なお雇用保険法76条3項により、離職した人は求職者給付の支給を受けるために必要な証明書の交付を従前の事業主に請求することもできます。
証明書の退職の事由が「自己都合」となっていますが、事実と違うと考えています。
厚生労働省の解説は、退職の事由について労働者と使用者の見解に相違がある場合、使用者が自らの見解を記載して遅滞なく交付すれば労働基準法違反とはならないものの、記載が虚偽であった場合には義務を果たしたことにはならないと説明しています。記載が事実に反すると考えるときは、事業場を管轄する労働基準監督署に相談できます。解雇か自己都合かの評価そのものを争う場合は個別事案の法的判断になるため、弁護士にご相談ください。

出典

最終確認日: 2026-08-12

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