マイナンバーの提供を本人が拒否した場合、書面を提出させなくてよいのですか。

番号法・個人情報保護法は提供拒否そのものへの罰則を定めていない一方、源泉徴収票の作成など事業者側に法定の提出義務がある事務は番号の有無にかかわらず履行する必要があります。実務では、利用目的を説明したうえで提供を求めた経過を日付とともに記録に残し、提供を受けられなかった事情を書類の提出先に説明できる状態にしておきます。

この同意書があれば、個人番号を自由に利用してよいのですか。

いいえ。番号法は事業者が個人番号を利用できる事務を法令で限定しており、同意書を取得したこと自体がこの範囲を広げるものではありません。同意書に記載した法定事務の範囲内でのみ利用でき、目的外の事務に流用すると番号法の収集・保管制限に触れるおそれがあります。提供の場面でも、番号法30条2項が特定個人情報について個人情報保護法27条から30条までを適用しないと定めているため、本人の同意を根拠に社外へ提供するという枠組み自体が用意されていません。

電子データで個人番号を取得する場合も、この書面は必要ですか。

個人情報保護法があらかじめの明示を求める対象の書面は、括弧書きで「電磁的記録を含む。」とされています。したがってオンラインフォーム等で取得する場合も、記入前の画面で同様に利用目的を明示しておく必要があり、紙かデータかで実質的な扱いが変わるわけではありません。番号法の本人確認措置にも、カード代替電磁的記録の送信を受けて確認する方法が用意されており、電子的な取得経路を前提とした手当てがされています。

同意書のひな形をそのまま使えば、番号法上の安全管理措置を満たしたことになりますか。

なりません。番号法が求める安全管理措置は、同意書の取得とは別に、保管場所の施錠やアクセス制限、廃棄ルールなど組織的・物理的な体制整備を求めるものであり、同意書はそのうち利用目的の明示と取得記録の部分をカバーするにすぎません。委託がある場合は番号法11条が委託者に「当該委託を受けた者に対する必要かつ適切な監督を行わなければならない」と定め、番号法10条1項は再委託を「当該個人番号利用事務等の委託をした者の許諾を得た場合に限り」認めるため、委託先が処理の一部を別会社へ回すには委託者の許諾が要ります。個人情報保護法23条の安全管理措置、24条の従業者の監督、25条の委託先の監督（「委託を受けた者に対する必要かつ適切な監督を行わなければならない」）も別にかかります。ひな形は自社の体制に合わせて書き換えて使うことが前提になります。

採用選考中の応募者からマイナンバーを集めておいてもよいのですか。

番号法15条は「何人も、第十九条各号のいずれかに該当して特定個人情報の提供を受けることができる場合を除き」「個人番号の提供を求めてはならない」と定めており、提供を求める行為自体が制限されています。採用が決まっておらず、源泉徴収や社会保険の届出という個人番号関係事務がまだ生じていない段階では、求める根拠が立ちにくいです。実務では内定後や入社日以降に取得し、同意書の交付もその時期に合わせます。

マイナンバー・個人情報利用目的通知兼取得同意書

個人番号取得同意書、マイナンバー利用目的通知書、個人番号提供に関する同意書、特定個人情報取得同意書とも呼ばれます。

事業者が役員・従業員や支払先個人からマイナンバー（個人番号）を含む個人情報の提供を受ける際、あらかじめ利用目的を本人に明示し、提供について確認を得るための書面です。番号法は事業者が個人番号を利用できる事務を源泉徴収や社会保険の届出など法令が認めた範囲に限定しており、この書面はその範囲を本人に示し、明示・取得の経緯を記録として残す役割を持ちます。この書面は、個人情報保護法21条2項が定める利用目的の明示義務を履行した記録です。同時に、番号法16条が別に求める本人確認措置や、番号法12条が求める安全管理措置の概要を本人に案内する入口にもなります。

最終確認日: 2026-08-20

どんなときに必要か

新たに役員に就任した者や従業員を採用したとき、また報酬・料金等の支払先である個人事業者から法定調書作成のためにマイナンバーの提供を受けるときなど、事業者が個人番号を含む個人情報を書面で直接取得する場面で、取得に先立って利用目的を明示しておく必要がある場合に用います。具体的には所得税法225条から228条の3の2までの支払調書・源泉徴収票の作成、雇用保険法7条の被保険者に関する届出、健康保険法48条・197条1項や厚生年金保険法27条に基づく届出・報告などが、番号法9条4項が個人番号の利用を認める事務に当たります。こうした事務が現に生じた時点が交付のタイミングになります。逆に、そうした事務がまだ生じていない採用選考の段階では、番号法が提供を求めること自体を制限している点に注意します。

書面にする必要はあるか

番号法にも個人情報保護法にも、この書面自体の使用を義務付ける規定はなく、様式は法定されていません。作成する場合の目的は、明示義務を履行した経緯を証拠として残すこと（証拠目的）にあります。その明示義務を定めるのが個人情報保護法21条2項で、本人との間で契約を締結することに伴って契約書その他の書面（電磁的記録を含む）に記載された本人の個人情報を取得する場合その他本人から直接書面に記載された個人情報を取得する場合について「あらかじめ、本人に対し、その利用目的を明示しなければならない」と定めます。その例外は「人の生命、身体又は財産の保護のために緊急に必要がある場合は、この限りでない。」というただし書と、個人情報保護法が「前三項の規定は、次に掲げる場合については、適用しない。」として定める適用除外（「取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合」等）に限られます。マイナンバーを記入式で集める実務では、この明示義務を履行した記録として書面が使われます。番号法が求める本人確認措置とは別の手続である点にも注意します。

記載が必要な事項

利用目的を法令が認める事務に限定して具体的に記載する
番号法は、事業者が個人番号を利用できるのは所得税法上の法定調書作成事務や健康保険法・厚生年金保険法・雇用保険法の届出事務など、法令で個人番号の利用が認められた事務を行うために必要な限度に限られると定めています。条文は該当する者について「当該事務を行うために必要な限度で個人番号を利用することができる」と書いています。この条文は、根拠法令として所得税法225条から228条の3の2まで、雇用保険法7条、健康保険法48条・197条1項、厚生年金保険法27条などを列挙しています。目的欄はこの範囲を超えて包括的に書きません。
取得に先立って利用目的を明示するタイミングで交付する
個人情報保護法21条2項は、本人から直接書面に記載された個人情報を取得する場合、「あらかじめ、本人に対し、その利用目的を明示しなければならない」と定めています。同意書は個人番号を記入してもらう前に渡し、説明した記録が残る運用にする必要があります。この義務が外れるのは「人の生命、身体又は財産の保護のために緊急に必要がある場合」というただし書と、個人情報保護法が定める適用除外（「取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合」等）の場面に限られ、採用や支払契約の場面では通常あてはまりません。
個人番号の安全管理措置について触れる
番号法は、個人番号関係事務実施者を含む個人番号利用事務等実施者に対し、個人番号の漏えい、滅失又は毀損の防止その他の個人番号の適切な管理のために必要な措置を講じるよう義務付けています。個人情報保護法23条の安全管理措置と24条の従業者の監督も重ねてかかります。そのため、同意書内で保管方法や廃棄時期の概要に触れておくと、この責務を本人に説明した記録になります。
本人確認の方法（個人番号カード提示等）を案内する
番号法は、個人番号関係事務実施者を含む個人番号利用事務等実施者が本人から個人番号の提供を受けるときに「個人番号の提供をする者から個人番号カードの提示を受けること」その他の措置により本人確認をとらなければならないと定めています。条文は「第十四条第一項の規定により本人から個人番号の提供を受けるときは、次の各号のいずれかに掲げる措置をとらなければならない」として、カードの提示のほか、カード代替電磁的記録の送信を受けて確認する方法と、政令で定める措置を並べています。同意書に本人確認書類の提示を求める旨を明記しておくと取得実務との整合が取りやすいです。
第三者提供・外部委託の有無を明示する
番号法は特定個人情報の提供を原則禁止し、個人番号関係事務実施者が事務処理に必要な限度で提供する場合など限られた例外でのみ提供を認めています。給与計算を外部に委託する場合など提供の可能性があるなら、目的欄に含めておきます。委託に伴う提供は19条6号の「特定個人情報の取扱いの全部若しくは一部の委託又は合併その他の事由による事業の承継に伴い特定個人情報を提供するとき。」に当たります。ただし委託するなら、番号法が委託者に「当該委託を受けた者に対する必要かつ適切な監督を行わなければならない」と定めています。また、委託するなら、番号法が再委託を「当該個人番号利用事務等の委託をした者の許諾を得た場合に限り」認めるため、委託先が給与計算の一部を別会社へ回すには委託者の許諾が要ります。個人情報保護法の委託先の監督義務も別にかかります。
取得日・本人の記名欄を設ける
明示・同意の事実とその日時を後日示せるようにするための記録欄であり、番号法・個人情報保護法とも様式そのものは定めていないが、取得前に説明した経緯を残すことは事業者側の説明責任を果たす上で重要になります。提供を求めた日と実際に番号の提供を受けた日がずれる場合は両方を記録しておくと、番号法が制限する提供の求めの時期についても説明しやすくなります。
個人番号を使う法定事務が生じた時点に合わせて提供を求める
番号法15条は「何人も、第十九条各号のいずれかに該当して特定個人情報の提供を受けることができる場合を除き」「個人番号の提供を求めてはならない」と定めており、提供を受ける行為だけでなく求める行為自体が制限されています。番号法も提供を求められるのは「個人番号利用事務等を処理するために必要があるときは」としているため、書面には何の事務のために求めるのかを事務名で書いておきます。
保管期間と廃棄の時期を書く
個人情報保護法22条は「利用する必要がなくなったときは、当該個人データを遅滞なく消去するよう努めなければならない」と定めるが、特定個人情報にはこれに加えて番号法20条が「何人も、前条各号のいずれかに該当する場合を除き、特定個人情報（他人の個人番号を含むものに限る。）を収集し、又は保管してはならない。」と定め、保管そのものを制限しています。保存期間は書類ごとに異なります。扶養控除等申告書等は、所得税法施行規則が提出期限の属する年の「翌年一月十日の翌日から七年を経過する日後においては、この限りでない。」とします。一方、健康保険法施行規則34条は「その完結の日より二年間」、厚生年金保険法施行規則28条は「その完結の日から二年間」、雇用保険法施行規則143条は「その完結の日から二年間（被保険者に関する書類にあつては、四年間）」としています。書面には対象書類ごとの保存期間と、期間経過後に廃棄する旨を書きます。
漏えい等が起きたときの報告・通知と問い合わせ窓口に触れる
番号法は、特定個人情報の漏えい等で個人の権利利益を害するおそれが大きい事態が生じたときに「当該事態が生じた旨を委員会に報告しなければならない」と定め、報告先を個人情報保護委員会としています。2項は本人に対しても「当該事態が生じた旨を通知しなければならない」と定めています。書面に問い合わせ窓口と連絡先を書いておくと、本人への通知経路をあらかじめ確保できます。

無効・効力が否定されやすい条項

古い雛形をそのまま使うと、次の点でつまずくことがあります。

目的欄に「今後の当社の一切の事務に利用します」等、包括的な記載をしてしまいます。番号法は個人番号を利用できる事務を法令が定める範囲に限定しており、この範囲を超える包括的な目的記載は番号法の利用範囲の規律に沿わないおそれがあります。目的は源泉徴収事務や社会保険届出事務など、実際に必要な法定事務ごとに具体的に列挙する必要があります。個人情報保護法17条1項も利用目的を「できる限り特定しなければならない」と定めており、包括的な記載は特定として足りないと評価されるおそれがあります。
個人番号を書いてもらった後になって同意書を渡す運用にしてしまいます。個人情報保護法は、本人から直接書面で個人情報を取得する場合、取得に先立って利用目的を明示することを求めています。取得後に交付したのでは、あらかじめ明示する義務を履行したことにならないおそれがあります。明示が要らなくなるのは「人の生命、身体又は財産の保護のために緊急に必要がある場合は、この限りでない。」というただし書と、個人情報保護法が挙げる「取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合」等の適用除外の場面に限られます。
本人確認措置を省略して同意書への署名だけで番号を集めてしまいます。番号法は本人から個人番号の提供を受ける際に個人番号カードの提示等による本人確認措置を義務付けています。本人確認書類の提示を受けずに番号だけを記入させると、この義務を欠いた取得になるおそれがあります。郵送やオンラインで集める場合も、カードの写しの提出やカード代替電磁的記録の送信など、番号法16条各号のいずれかの措置に落とし込む必要があります。
委託や共同利用の予定を目的欄に書かないまま、後から第三者に提供してしまいます。番号法19条は、同条各号のいずれかに該当する場合を除き、何人も特定個人情報を提供してはならないと定め、提供を原則禁止しています。想定していない第三者への提供は、この提供制限に抵触するおそれがあります。委託や事業承継に伴う提供は19条6号の例外に当たります。一方、番号法30条2項により、特定個人情報には個人情報保護法27条から30条までが適用されません。そのため、特定個人情報を個人情報保護法の共同利用の枠組みで社外へ回すことはできません。
提供を拒否した本人に対し、契約解除等の不利益な取扱いを同意書上で示唆してしまいます。番号法・個人情報保護法とも、提供拒否を理由とした不利益取扱いを認める規定はなく、拒否時の対応を安易に記載すると別の法令上の問題を生じさせるおそれがあります。番号法は「人を欺き、人に暴行を加え、若しくは人を脅迫する行為により」個人番号を取得した者を「三年以下の拘禁刑又は百五十万円以下の罰金に処する」と定めており、威圧的に受け取られる文言は避け、提供を求める理由の説明にとどめます。
当初の同意書に記載した目的以外の事務に番号を流用してしまいます。番号法20条は「何人も、前条各号のいずれかに該当する場合を除き、特定個人情報（他人の個人番号を含むものに限る。）を収集し、又は保管してはならない。」と定めています。目的外の社内利用は、この収集・保管制限に触れるおそれがあります。番号法29条も「第十九条第十三号から第十七号までのいずれかに該当して特定個人情報を提供し、又はその提供を受けることができる場合を除き、個人番号利用事務等を処理するために必要な範囲を超えて特定個人情報ファイルを作成してはならない」と定めており、社員名簿や独自の管理台帳に番号を転記する運用は制限されます。
本人から同意書をもらったのだから社外にも提供してよい、と考えてしまいます。番号法30条2項は、特定個人情報について、個人情報保護法第十八条第三項第三号から第六号まで、第二十条第二項及び第二十七条から第三十条までの規定を適用しないものと定め、本人の同意による第三者提供を認める個人情報保護法27条の枠組みを外しています。番号法19条各号にも、本人の同意だけを理由とする一般的な例外は置かれていません。同意書は利用目的を明示した記録であって、提供制限を解除する書面ではありません。

作成の流れ

1
利用目的を法定事務ごとに特定する
人事・経理の担当者が、番号法が事業者に利用を認める事務（源泉徴収票・法定調書の作成、健康保険・厚生年金保険・雇用保険の届出等）を洗い出し、実際に個人番号を使う事務だけを具体的に列挙します。将来使うかもしれない事務を先回りして書き込みません。個人情報保護法17条1項が利用目的を「できる限り特定しなければならない」と求めているため、役員・従業員・扶養親族・支払先個人といった対象者の区分ごとに目的を書き分けます。
2
取得前に同意書を交付・説明する
個人情報保護法に沿って、本人に個人番号や個人情報を書面に記入してもらう前の段階で同意書を渡し、利用目的を説明します。説明した日付を書面のどこかに残しておくと後日の確認がしやすいです。交付の時期は、入社日や支払契約の締結時など、番号を使う法定事務が現に生じるタイミングに合わせます。
3
本人確認の方法を案内する
番号法が求める本人確認措置（個人番号カードの提示、カード代替電磁的記録の送信、政令で定める措置）について、同意書または別紙で、番号の提供を受ける際に何を提示してもらうかをあらかじめ案内しておきます。マイナポータル等でオンライン取得する場合も、同様の確認方法を案内します。扶養親族の番号を従業員経由で集めるときは、誰が誰の本人確認を行うのかも書面上で整理しておきます。
4
記入・提出を受け、保管方法を確認する
本人に個人番号を記入してもらい、同意書を回収します。番号法の安全管理措置に沿って、保管場所の施錠やアクセス制限、廃棄時期を社内規程等であらかじめ定めておき、回収後は速やかに定めた保管方法に従って管理します。個人情報保護法が従業者の監督を求めているため、番号を取り扱える担当者の範囲も社内規程で限定しておきます。
5
目的外利用がないか事務ごとに点検する
収集した個人番号が、同意書に記載した法定事務以外（独自の名簿作成等）に流用されていないかを定期的に点検します。外部委託先がある場合は委託契約の内容もあわせて確認し、不要になった番号の廃棄時期も点検の対象に含めます。番号法が必要な範囲を超える特定個人情報ファイルの作成を制限しているため、社内システムが出力する帳票も点検対象に入れます。委託先の点検は番号法11条の委託先の監督と個人情報保護法25条の委託先の監督として位置付けます。番号法が再委託を委託者の許諾を得た場合に限っていることから、委託先が処理の一部を別会社へ回していないかも確認します。
6
保存期間の経過後に廃棄し、漏えい時の手順を決めておく
税法上の保存期間があるものはその終期まで保存します。扶養控除等申告書等については、所得税法施行規則が、提出期限の属する年の「翌年一月十日の翌日から七年を経過する日後においては、この限りでない。」として保存の終期を定めています。健康保険・厚生年金保険・雇用保険に関する書類は、健康保険法施行規則34条が「その完結の日より二年間」、厚生年金保険法施行規則28条が「その完結の日から二年間」、雇用保険法施行規則143条が「その完結の日から二年間（被保険者に関する書類にあつては、四年間）」と定めており、事務の区分ごとに適用される期間が異なります。期間が過ぎた書類は復元できない方法で廃棄し、廃棄した日と方法を記録に残します。あわせて、番号法が定める個人情報保護委員会への報告と本人への通知について、担当者と連絡先を含む手順をあらかじめ決めておきます。

この書式だけでは足りない場面

多人数の個人番号を扱う場合は、番号法の安全管理措置に対応する体制の整備が求められます。本書面は、本人が現に提供する個人番号と説明の経緯を記録するものです。漏えい等が疑われる場面では、番号法が定める報告・通知の要否を早い段階で確認します。

よくある質問

マイナンバーの提供を本人が拒否した場合、書面を提出させなくてよいのですか。: 番号法・個人情報保護法は提供拒否そのものへの罰則を定めていない一方、源泉徴収票の作成など事業者側に法定の提出義務がある事務は番号の有無にかかわらず履行する必要があります。実務では、利用目的を説明したうえで提供を求めた経過を日付とともに記録に残し、提供を受けられなかった事情を書類の提出先に説明できる状態にしておきます。
この同意書があれば、個人番号を自由に利用してよいのですか。: いいえ。番号法は事業者が個人番号を利用できる事務を法令で限定しており、同意書を取得したこと自体がこの範囲を広げるものではありません。同意書に記載した法定事務の範囲内でのみ利用でき、目的外の事務に流用すると番号法の収集・保管制限に触れるおそれがあります。提供の場面でも、番号法30条2項が特定個人情報について個人情報保護法27条から30条までを適用しないと定めているため、本人の同意を根拠に社外へ提供するという枠組み自体が用意されていません。
電子データで個人番号を取得する場合も、この書面は必要ですか。: 個人情報保護法があらかじめの明示を求める対象の書面は、括弧書きで「電磁的記録を含む。」とされています。したがってオンラインフォーム等で取得する場合も、記入前の画面で同様に利用目的を明示しておく必要があり、紙かデータかで実質的な扱いが変わるわけではありません。番号法の本人確認措置にも、カード代替電磁的記録の送信を受けて確認する方法が用意されており、電子的な取得経路を前提とした手当てがされています。
同意書のひな形をそのまま使えば、番号法上の安全管理措置を満たしたことになりますか。: なりません。番号法が求める安全管理措置は、同意書の取得とは別に、保管場所の施錠やアクセス制限、廃棄ルールなど組織的・物理的な体制整備を求めるものであり、同意書はそのうち利用目的の明示と取得記録の部分をカバーするにすぎません。委託がある場合は番号法11条が委託者に「当該委託を受けた者に対する必要かつ適切な監督を行わなければならない」と定め、番号法10条1項は再委託を「当該個人番号利用事務等の委託をした者の許諾を得た場合に限り」認めるため、委託先が処理の一部を別会社へ回すには委託者の許諾が要ります。個人情報保護法23条の安全管理措置、24条の従業者の監督、25条の委託先の監督（「委託を受けた者に対する必要かつ適切な監督を行わなければならない」）も別にかかります。ひな形は自社の体制に合わせて書き換えて使うことが前提になります。
採用選考中の応募者からマイナンバーを集めておいてもよいのですか。: 番号法15条は「何人も、第十九条各号のいずれかに該当して特定個人情報の提供を受けることができる場合を除き」「個人番号の提供を求めてはならない」と定めており、提供を求める行為自体が制限されています。採用が決まっておらず、源泉徴収や社会保険の届出という個人番号関係事務がまだ生じていない段階では、求める根拠が立ちにくいです。実務では内定後や入社日以降に取得し、同意書の交付もその時期に合わせます。

出典