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時間外・休日労働 事前申請書／残業命令書

残業事前申請書、残業命令書、時間外労働申請書、休日出勤命令書、時間外勤務命令書、36協定運用管理表 とも呼ばれます。

時間外・休日労働 事前申請書／残業命令書は、労働者が法定労働時間を超える残業や休日労働を行う前に申請し、使用者がその可否を判断して命令・承認した事実を記録する社内様式である。労働基準法32条は1週40時間・1日8時間を、35条は毎週少なくとも1回（又は4週間を通じ4日以上）の休日を法定の枠として定めており、この枠を超えて働かせるには36条1項の書面による協定（36協定）と行政官庁への届出が前提となる。本様式は、36協定で定めた上限の範囲内で運用されていることを事後的に確認できる証拠書類として機能し、単体で行政への届出や独占業務の対象にはならない。

最終確認日:

どんなときに必要か

36協定を締結・届出している事業場において、当日または近い将来に法定時間外労働・法定休日労働をさせる必要が生じた場合に使用する。突発的な業務対応だけでなく、恒常的な残業体制でも、上限時間の管理と労働者への適正な業務命令の記録を残す目的で用いる。特別条項付きの36協定を結んでいる事業場では、労働基準法施行規則17条1項7号が協定事項として「限度時間を超えて労働させる場合における手続」を挙げており、本様式はその手続を社内で実装する手段としても用いられる。

書面にする必要はあるか

この申請書・命令書自体は法令が交付や書式を義務付ける法定書面ではなく、法定の書面要件はない（証拠目的）。時間外・休日労働をさせるために法律上必須なのは、労働基準法36条1項が定める過半数組合又は過半数代表者との書面による協定（36協定）とその届出であり、労働基準法施行規則16条1項は「法第三十六条第一項の規定による届出は、様式第九号（同条第五項に規定する事項に関する定めをする場合にあつては、様式第九号の二）により、所轄労働基準監督署長にしなければならない。」と定めている。本様式はその範囲内で実際に命令・承認が行われたことを示す証拠目的の社内書類にとどまる。ただし証拠として機能させるには、申請日・承認者・時間数を欠かさず記載する必要があり、労働基準法施行規則17条1項7号の「限度時間を超えて労働させる場合における手続」として事前申請を協定に書き込んでいる事業場では、協定が定めた手順どおりに運用することが求められる。

必ず入れる事項

  • 対象日・始業終業予定時刻・見込み残業時間数

    労働基準法32条は1週40時間・1日8時間を法定労働時間として定めており、これを超える部分が36協定の上限管理の対象になる。36協定が定める月間・年間の上限時間と突き合わせて可否を判断するための基礎データであり、これを欠くと上限超過の有無を事前に確認できず、労働基準法36条の枠内での運用という前提が崩れる。

  • 時間外・休日労働を必要とする具体的な業務内容・理由

    臨時の必要性を書面で残すことで、恒常的・無制限な残業運用ではなく個別の業務上の必要に基づく命令であることを示し、後日の労務トラブルや監督署対応の際の説明資料になる。特別条項付き協定では、労働基準法施行規則17条1項4号が、限度時間を超えて労働させることができる場合を協定で定めるべき事項としているため、申請理由が協定の記載と対応しているかを検証する手掛かりにもなる。

  • 申請者（労働者）の氏名・申請日・署名又は記名

    労働者本人が申請した事実と日付を明確にし、事後的な体裁作成（バックデート）ではないことを示す証拠となる。日付や署名の欠落は、後日の労務紛争において証拠価値を大きく損なう。自己申告による申請は労働時間そのものの客観的記録ではないため、いつ提出されたかを追える形にしておくことが前提になる。

  • 承認者（使用者側の権限者）の氏名・承認日・押印又は署名

    使用者が業務命令として時間外・休日労働を命じた事実を残す欄であり、これがないと労働者の自主的な残業と会社の指揮命令による残業の区別がつかない。労働基準法37条1項は延長した労働時間について割増賃金の支払を義務付けており、指揮命令の有無が争われると、割増賃金や安全配慮義務をめぐる紛争で不利になりうる。

  • 法定休日労働か所定休日労働かの区分

    労働基準法35条は毎週少なくとも1回、又は4週間を通じ4日以上の休日を義務付けており、この法定休日における労働は時間外労働と別建てで扱われる。労働基準法37条1項を受けた政令により最低の割増率も時間外は2割5分、休日は3割5分と異なるため、区分の記載を欠くと上限時間の集計も割増賃金の計算も誤る。

  • 対象者区分の確認欄（満18歳未満か／妊産婦本人の請求の有無／育児・介護による時間外労働の制限請求の有無）

    労働基準法60条1項は「第三十二条の二から第三十二条の五まで、第三十六条、第四十条及び第四十一条の二の規定は、満十八才に満たない者については、これを適用しない。」と定めており、満18歳未満の者には36協定による時間外・休日労働の枠組み自体が及ばない。同法66条2項は「使用者は、妊産婦が請求した場合においては、第三十三条第一項及び第三項並びに第三十六条第一項の規定にかかわらず、時間外労働をさせてはならず、又は休日に労働させてはならない。」と定める。育児休業、介護休業等育児又は家族介護を行う労働者の福祉に関する法律17条1項は、小学校就学の始期に達するまでの子を養育する労働者であって同項各号のいずれにも該当しないものが当該子を養育するために請求したときは、「制限時間（一月について二十四時間、一年について百五十時間をいう。次項及び第十八条の二において同じ。）を超えて労働時間を延長してはならない」とし、同法18条1項が要介護状態にある対象家族を介護する労働者に準用する。36協定の上限内でも時間外・休日労働を命じられない対象者がいるため、この欄を欠くと承認判断の入口で取りこぼす。

  • 当月の累積時間（①時間外労働のみの合計、②時間外労働＋法定休日労働の合計の2本立て。いずれも既実績＋今回申請分）と、協定で定めた休日労働日数の消化状況

    労働基準法36条4項の限度時間（1箇月45時間・1年360時間。1年単位の変形労働時間制で対象期間が3箇月を超える場合は1箇月42時間・1年320時間）と、同法36条5項の1年720時間は、いずれも「労働時間を延長して労働させることができる時間」だけを数え、法定休日労働は入らない。これに対し同法36条6項2号は「一箇月について労働時間を延長して労働させ、及び休日において労働させた時間」が「百時間未満であること」、3号は同じく時間外労働と休日労働を合算した時間の「対象期間の初日から一箇月ごとに区分した各期間に当該各期間の直前の一箇月、二箇月、三箇月、四箇月及び五箇月の期間を加えたそれぞれの期間」（＝2箇月から6箇月までの各期間）における「一箇月当たりの平均時間」が「八十時間を超えないこと」を求めており、母数が違う。時間外だけの累計しか置かないと、100時間・80時間の判定を必ず取り落とす。休日労働については、同法36条2項4号が協定事項とする「労働させることができる休日の日数」の消化状況も併せて追う。

  • 特別条項に基づく申請かどうかのチェック欄

    労働基準法36条5項は特別条項について、1箇月100時間未満・1年720時間以内、かつ限度時間を超えることができる月数を1年について6箇月以内とする枠を定めている。通常申請と特別条項適用申請を書面上区別しておかないと、6箇月という回数制限の消化状況が追えず、上限管理の実態も追えなくなる。

  • 実施後の実績時間（実際に労働した開始・終了時刻）記入欄

    労働基準法108条は賃金計算の基礎となる事項を賃金台帳に記入することを使用者に義務付けており、労働基準法施行規則54条1項6号は記載事項として「その延長時間数、休日労働時間数及び深夜労働時間数」を挙げている。申請書の見込み時間と実績時間を照合できるようにしておくことが、賃金台帳の正確性を裏付ける資料になる。

  • 保管期間・保管方法の明記（社内規程との整合）

    労働基準法109条は労働者名簿・賃金台帳その他労働関係に関する重要な書類を5年間保存すべきものとし、附則143条1項により当分の間は3年間と読み替えられている。保存の要否・期間が書面上または社内規程で明確でないと、後日の紛争時に必要な記録が残っていないという事態を招く。

無効・効力が否定されやすい条項

古い雛形をそのまま使うと、次の点でつまずくことがあります。

  • 36協定自体が締結・届出されていないにもかかわらず、この申請書・命令書のみを運用している場合、労働基準法36条1項が定める書面協定と届出という要件を欠くため、そもそも時間外・休日労働をさせる法的根拠がない状態にある。申請書があっても、この欠落を埋める効果はなく、命令自体が違法な状態で行われていることになる。過半数代表者の選出手続に瑕疵がある場合も同様で、労働基準法施行規則6条の2第1項1号は「法第四十一条第二号に規定する監督又は管理の地位にある者でないこと。」を、2号は投票・挙手等の方法により選出され「使用者の意向に基づき選出されたものでないこと。」を要件としている。

  • 事前申請という書式でありながら、実際には残業が発生した後にまとめて日付を遡らせて作成している場合、記録としての体裁は整っていても実態と乖離しており、証拠としての信用性を大きく損なう。未払い残業代の争いになった際には、むしろ会社側に不利な事情として扱われうる。特別条項の適用手続を事前申請と定めている協定の下では、協定上の手続を踏まないまま限度時間を超えて働かせた運用と評価されるおそれもある。

  • 36協定で定めた上限時間を超える申請を、内容を確認せず機械的に承認し続けている場合、書式が整っていても労働基準法36条が予定する上限規制の実効性を欠くことになり、書面の存在自体が上限超過の運用を正当化するものではなく、後日の是正指導の対象となりうる。とくに労働基準法36条6項2号の1箇月100時間未満、3号の2箇月から6箇月までの平均80時間以内という枠は、いずれも「労働時間を延長して労働させ、及び休日において労働させた時間」を母数とし、時間外労働と法定休日労働を合算して判定するものであり、労働基準法119条1号により違反した者を「六月以下の拘禁刑又は三十万円以下の罰金に処する」対象とされている。

  • 36協定の上限内であることだけを確かめて承認欄を埋めている場合、そもそも時間外・休日労働を命じられない労働者を見落とす。労働基準法60条1項により満18歳未満の者には同法36条が適用されず、36協定を根拠とする時間外・休日労働はさせられない。妊産婦が請求した場合の時間外労働・休日労働の禁止（同法66条2項）と深夜業の禁止（同法66条3項）に違反すると、同法119条1号により違反した者を「六月以下の拘禁刑又は三十万円以下の罰金に処する」対象とされている。育児休業、介護休業等育児又は家族介護を行う労働者の福祉に関する法律17条1項の制限時間（1月について24時間、1年について150時間）を超える延長も、請求があれば原則としてできず、同項ただし書が「事業の正常な運営を妨げる場合は、この限りでない。」とする例外に当たるかどうかは個別の判断になる。

  • 申請書に記載された見込み時間数と、賃金台帳（労働基準法108条・労働基準法施行規則54条1項6号）に記録された実績時間が恒常的に食い違ったまま放置されている場合、どちらが実態を反映しているかが不明確になり、割増賃金の計算根拠として双方の記録が信頼性を失う。労働基準法37条1項ただし書は1箇月について60時間を超えた時間外労働に5割以上の割増率を定めており、時間数の集計を誤ると割増率の適用自体を誤ることになる。

  • 労働者の署名・記名を欠いたまま使用者側だけが命令書を作成し保管している場合、労働者本人が申請・了承した事実を示す記録が残らず、業務命令の適正性や権利濫用の有無が争われた際に、命令の経緯を裏付ける資料として十分に機能しにくくなる。労働者側が命令を受けていないと主張したときに、これを裏付ける記録が使用者側の一方的な書面しかないという状態になりやすい。

  • 事前申請書と自己申告だけで労働時間を管理し、客観的な記録を残していない場合、労働安全衛生法66条の8の3が事業者に課す労働時間の状況の把握義務を果たしたことにはならない。労働安全衛生規則52条の7の3第1項は把握の方法を「タイムカードによる記録、パーソナルコンピュータ等の電子計算機の使用時間の記録等の客観的な方法その他の適切な方法とする。」と定めており、申請書はこれを補う資料にとどまる。労働安全衛生規則52条の7の3第2項は、把握した労働時間の状況の記録を作成し3年間保存するための措置も求めている。

  • 労働基準法41条2号の「事業の種類にかかわらず監督若しくは管理の地位にある者又は機密の事務を取り扱う者」に当たるとして役職者を一律に事前申請の対象外としている場合、その該当性の判断を誤ると時間外・休日の割増賃金が未払いのまま積み上がる。仮に該当するとしても、労働基準法37条4項の深夜割増賃金は適用除外にならず、労働安全衛生法66条の8の3の労働時間の状況の把握義務も外れないため、深夜帯を含む労働時間を記録する仕組みは別途必要になる。

作成の流れ

  1. 1

    36協定の内容と届出状況を確認する

    対象事業場で締結・届出されている36協定を確認し、時間外労働の上限時間、休日労働の対象となる休日の日数、特別条項の有無とその要件を把握する。届出は労働基準法施行規則16条1項により様式第9号（特別条項を定める場合は様式第9号の2）で所轄労働基準監督署長に対して行うこととされているため、受付印のある控えが手元にあるかもあわせて確認する。協定の範囲を超える申請は、そもそも命令・承認の対象にできないため、この確認を申請受付の前提とする。

  2. 2

    労働者が事前に申請する

    労働者が対象日・見込み時間・業務内容を記入し、申請日を明記した上で、原則として労働を始める前に申請する。突発的な業務でやむを得ず事後申請になる場合も、通常は事前申請を原則とし、例外的な取扱いである旨が分かるようにしておく。災害その他避けることのできない事由による臨時の必要がある場合には、労働基準法33条1項の許可・届出という別の枠組みが用意されている点にも注意する。

  3. 3

    使用者側の権限者が承認・命令する

    承認者は、まず対象者区分を確認する。労働基準法60条1項により満18歳未満の者には同法36条が適用されず、同法66条2項により妊産婦が請求した場合は時間外労働・休日労働をさせられない。育児休業、介護休業等育児又は家族介護を行う労働者の福祉に関する法律17条1項（同法18条1項により要介護状態にある対象家族の介護に準用）の制限請求がある場合は、1月について24時間・1年について150時間が上限になる。そのうえで、36協定の上限に対する当月の累積時間との関係を確認し、可否を判断して承認日と署名又は押印を行う。労働基準法36条4項の限度時間である1箇月45時間・1年360時間に近づいている場合や、36条5項の特別条項の適用が必要な場合は、その旨と適用月数の消化状況をあわせて記録する。上限を超える申請は承認欄を埋めるのではなく、業務量や納期の側を調整する判断が求められる。

  4. 4

    実施し、実績時間を記録する

    実際に労働した開始・終了時刻を記入し、見込み時間との差異があれば理由とともに残しておく。実績時間は賃金計算及び割増賃金算定の基礎となるため、この段階での正確な記入が後工程の正確性に直結する。あわせて、タイムカードやパソコンの使用時間など客観的な記録との整合も確認し、申請書だけが唯一の労働時間資料にならないようにしておく。

  5. 5

    賃金台帳へ反映し、割増賃金を計算する

    実績時間を賃金台帳に記入し、これをもとに賃金額を計算する。労働基準法108条は賃金計算の基礎となる事項を賃金台帳に記入することを義務付けており、労働基準法施行規則54条1項6号は延長時間数・休日労働時間数・深夜労働時間数の記入を求めている。最低の割増率は労働基準法37条1項を受けた政令により時間外2割5分・休日3割5分、労働基準法37条1項ただし書により1箇月60時間を超える部分は5割以上とされている。申請書・命令書の実績欄はその裏付け資料として整合させておく。

  6. 6

    書類を保管する

    申請書・命令書及び対応する賃金台帳の記録を、労働基準法109条が定める保存期間（附則143条1項により当分の間は3年間）を下回らない範囲で、社内規程に定める期間にわたり保管する。特別条項に伴う健康・福祉確保措置を実施した場合、労働基準法施行規則17条2項はその実施状況の記録を協定の有効期間中及び当該有効期間の満了後5年間保存すべきものとしているが、労働基準法施行規則附則71条により、当分の間この「五年間」は「三年間」と読み替えられる。労働基準監督署の調査や労働者からの開示請求に備え、日付順・対象者別など検索しやすい形で整理しておくことが望ましい。

専門家に相談したほうがよい場面

当社は士業資格者を擁さず、書類作成の受託・代理は一切行わない。本様式は利用者自身による編集・提出・締結を前提とした支援ツールであり、36協定の適正性の確認、限度時間や特別条項の該当性判断、労働基準法41条2号の監督又は管理の地位にある者に当たるかどうかの判断、割増賃金の計算方法、個別の残業命令の適法性・権利濫用の有無といった判断は、社会保険労務士又は弁護士など専門家への相談が必要な領域である。また、実際には行われていない労働や、実態と異なる時間数を記載した書面は作成しない。事実と異なる記録は、後日の紛争でかえって不利な証拠として扱われうる。特に上限超過が疑われる場合や、労働基準監督署からの是正勧告を受けた場合は、早期に専門家へ相談することを推奨する。

よくある質問

この申請書・命令書がなければ、時間外労働や休日労働をさせることはできませんか。
法律上、時間外・休日労働を可能にする要件は労働基準法36条1項が定める書面協定（36協定）の締結と行政官庁への届出であり、この申請書・命令書自体が法定の必須書面というわけではない。もっとも、36協定の範囲内で実際に適正な命令が行われたことを示す証拠がなければ、後日その運用の適法性を説明することが難しくなる。労働基準法施行規則17条1項7号の「限度時間を超えて労働させる場合における手続」として事前申請を協定に書き込んでいる場合は、協定上の手続そのものになるため、実務上は作成・保管しておくことが強く推奨される。
36協定の上限時間を超える申請が来た場合、この様式で承認してよいのでしょうか。
36協定で定めた上限（特別条項がある場合はその上限を含む）を超える申請は、様式上の承認欄を埋めたとしても、労働基準法36条が予定する上限規制を超える運用になりうる。とくに36条6項2号の1箇月100時間未満、3号の2箇月から6箇月までの平均80時間以内という枠は、時間外労働と法定休日労働を合算した時間で判定するものであり、協定でも超えることができない上限とされている。上限に近い、又は超える申請があった場合は、協定の内容や特別条項の適用要件を改めて確認し、必要に応じて社会保険労務士や弁護士に相談した上で対応することが望ましい。
申請書に記載した見込み時間と、実際に働いた時間が異なった場合はどうすればよいですか。
見込み時間はあくまで事前の予定であるため、実際の労働時間と差異が生じること自体は珍しくない。重要なのは、実績時間を別途正確に記録し、賃金台帳（労働基準法108条）に反映させることであり、見込みと実績を混同したまま賃金計算を行うと、割増賃金の算定に誤りが生じるおそれがある。労働基準法施行規則54条1項6号は賃金台帳に「その延長時間数、休日労働時間数及び深夜労働時間数」を記入すべきものとしており、実績側の数値を正とする運用を社内で明確にしておくとよい。
災害対応などで事前に申請できないまま残業させてしまった場合、どう扱えばよいですか。
36協定の範囲内であれば、事後申請として実績を記録し、例外的な取扱いであることが分かる形で残すのが実務上の対応になる。これとは別に、労働基準法33条1項は「災害その他避けることのできない事由によつて、臨時の必要がある場合」に行政官庁の許可を受けて労働時間を延長し、又は休日に労働させる仕組みを設けており、ただし書は「事態急迫のために行政官庁の許可を受ける暇がない場合においては、事後に遅滞なく届け出なければならない。」としている。どちらの枠組みで処理するのかを取り違えないよう、根拠を記録に残しておく。
この書式を使えば、残業代の未払いトラブルを完全に防げますか。
この書式は時間外・休日労働の申請・命令の経緯を記録する証拠書類であり、適切に運用すれば紛争時の説明資料として有用だが、それ自体が未払い賃金トラブルを完全に防止する効力を持つわけではない。労働安全衛生法66条の8の3は事業者に労働時間の状況の把握を義務付け、労働安全衛生規則52条の7の3第1項は客観的な方法によることを求めているため、自己申告の申請書だけで管理を完結させることはできない。実績時間の正確な記録や賃金台帳・給与計算との整合性が伴って初めて意味を持つため、個別の未払い有無の判断は専門家に相談することが望ましい。

出典

最終確認日: 2026-08-20

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